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Plus de deux ans après le premier confinement lié à l’épidémie de Covid-19, le télétravail et les échanges à distance n’ont pas éliminé la nécessité de se rencontrer physiquement. Mais si nos agendas sont noircis, 73% des salariés français souhaiteraient néanmoins que leurs réunions se déroulent mieux dans leur entreprise, selon une étude YouGov commandée par Comet Meetings, une entreprise qui loue des lieux pour se réunir. La généralisation des réunions à distance oblige à repenser l’intérêt des réunions physiques et à utiliser des outils simples pour mieux capter l’attention, développer la créativité ou résoudre des problèmes.
Comme dans les nombreux bars branchés qui peuplent le quartier du Sentier au centre de Paris, l’enseigne Comet est visible en lettres de néon, puis une grande porte vitrée s’ouvre sur un vestibule parqueté décoré de vignes de lierre, de feuilles de palmier et de poutres en bois sculpté. Après un copieux petit-déjeuner, installé dans un fauteuil design et une petite séance de gym partagée entre collègues, c’est l’heure de la réunion.
Dans le bâtiment moderne de Comet Meetings, à l’entrée de chaque salle de réunion se trouve une simple roue divisée en compartiments, permettant d’accueillir les téléphones portables le moment des échanges. Une chose est claire : « Lorsque les collaborateurs utilisent leur smartphone en réunion, c’est qu’ils ne se sentent pas concernés par le contenu ou qu’ils ne sont pas assez sollicités. La plupart du temps, ces réunions rassemblent de nombreuses personnes qui n’ont pas besoin d’être présentes.souligne Florian Guillot, « évangéliste des rencontres » chez Comet, c’est-à-dire chargé de théoriser les rencontres et de diffuser les bonnes pratiques.
Pour éviter de convoquer des personnes inutilement, les rassemblements récurrents doivent être réduits au minimum. S’ils permettent un suivi, ils peuvent souvent être remplacés par un simple mail, même si une personne est chargée de recueillir les remarques des différents services.
Des aires de repos soignées
Si les participants sont plus concentrés, il est important de faire plus de moments de détente, de souffler. Partant du constat que« il n’y a rien de pire qu’une pause dans un centre de congrès froid »selon Claire Robert du Boislouveau, directrice de la communication de Comet, le loueur de salles de réunion s’occupe des espaces de repos : terrasse verte pour les pauses cigarette, café, viennoiseries et fruits pour le goûter, et même évasion livres à feuilleter sur des poufs au ras du sol.
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