Comment l’automatisation peut aider les équipes comptables à optimiser le processus de clôture de fin de mois

Tout comme le dernier trimestre d’un match de football serré, les rapports financiers dépendent fortement de la clôture de fin de mois. Dans cette dernière ligne droite financière, les comptables doivent compter leurs chiffres à partir de la myriade d’activités du mois et accomplir une séquence de tâches critiques – des tâches qui s’accumulent souvent pendant le compte à rebours final et sont extrêmement écrasantes.

Il existe de nombreux processus au sein de la finance qui sont brisés et perpétuent des processus inefficaces chaque mois. De nos jours, une approche plus conviviale de la clôture de mois et des rapprochements est plus que possible grâce aux progrès de la technologie.

Jusqu’en 2020 au total enquête de McKinsey and Co. indique que 66 % des entreprises de tous les secteurs ont piloté l’automatisation des processus métier dans une ou plusieurs fonctions métier. Avec l’automatisation numérique, la comptabilité peut être rendue plus systématique, allégeant la monotonie et même éliminant certaines tâches fastidieuses pour les comptables. Ces applications numériques peuvent aider à alléger le fardeau écrasant lors de la clôture de fin de mois.

Lorsque les équipes comptables utilisent l’automatisation, l’utilisation des feuilles de calcul peut être réduite de 50 % ou plus, et le volume de rapprochement peut être réduit de 10 % à 40 %, selon SkyStem, une société SaaS qui fournit une puissante solution de clôture de fin de mois pour les équipes comptables. Examinons quatre façons dont les équipes comptables peuvent automatiser et optimiser leurs tâches financières de fin de mois et débloquer un avenir financier plus efficace et fructueux.

1. Tableaux de bord automatisés en temps réel

Un tableau de bord en temps réel donne aux équipes comptables un avantage extrême à une époque inondée de tant de données et de facteurs en constante évolution. Un tableau de bord qui fournit des rapports à jour permettant de suivre les processus et les progrès permet d’apporter les modifications et améliorations nécessaires en temps réel.

Les tableaux de bord automatisés offrent aux comptables une vue unique et ouvrent leur bande passante pour pousser l’exécution et l’efficacité au niveau supérieur lors de chaque clôture de fin de mois.

2. Listes de contrôle automatisées de clôture de fin de mois

Les listes de contrôle peuvent sembler démodées, mais elles constituent un moyen éprouvé d’aider à gérer des processus complexes qui doivent être exécutés par plusieurs personnes travaillant en synchronicité. Pour les comptables, cela signifie également que plusieurs personnes peuvent contribuer à un résultat reproductible et réussi.

La fin du mois s’accompagne souvent d’une série d’activités à cocher, de sorte qu’une liste de contrôle automatisée peut permettre d’obtenir une clôture solide et stable mois après mois. Il peut s’agir de tâches telles que les activités à effectuer, la fréquence de l’activité, l’état actuel, la date d’achèvement ou toute note spéciale ou numéro de référence devant être inclus pour chaque case à cocher.

Ces listes de contrôle doivent également évoluer au fur et à mesure que les comptes et les facteurs changent, se régénérant afin qu’elles puissent être d’une efficacité maximale à chaque clôture de fin de mois, ce qui peut être programmé avec une analyse post-clôture automatisée.

3. Améliorations automatisées des processus

Il existe des sous-processus, tels que la saisie de journal et le travail de rapprochement, que les comptables savent être fastidieux et manuels. Sans oublier qu’ils sont souvent chronophages et sujets aux erreurs. Alors que les entreprises s’adaptent à un paysage commercial de plus en plus numérique, la nécessité de rationaliser les processus sera nécessaire. La clôture financière est une occasion parfaite pour essayer d’automatiser les tâches répétables.

De petites améliorations ont un grand potentiel d’amélioration. Lorsque les utilisateurs interagissent avec des éléments pour accomplir une tâche, l’automatisation peut reproduire ces étapes pour aider à rationaliser les processus, en effectuant de petits ajustements qui peuvent être appliqués en douceur dans un système sans interruption majeure.

Ils peuvent également atteindre encore plus d’efficacité grâce à des fonctionnalités de programmation pour être proactifs dans certains cas. Cela aide à supprimer les tâches inutiles des comptables à la fin du mois, en utilisant leur cerveau pour des tâches de plus grande valeur.

4. Analyse comparative automatisée

Chaque équipe comptable reçoit un jeu de cartes unique, et cette main peut même changer à chaque exercice, c’est pourquoi les points de référence sont des mesures importantes. Lorsque vous laissez une trace écrite de mesures importantes, celles qui peuvent même être automatisées pour être suivies à l’avance, les équipes peuvent assurer l’efficacité et la progression globale.

Les points de repère peuvent être déterminés par pertinence, y compris des facteurs tels que l’industrie, la taille des revenus ou l’effectif du service, pour n’en nommer que quelques-uns. La mesure des processus par rapport à nos pairs aide également les individus à mieux comprendre comment les équipes délèguent des personnes, des ressources, des processus et des méthodes technologiques pour éclairer les décisions. L’objectif ultime est de fournir aux équipes comptables la confiance nécessaire pour prendre des décisions éclairées afin de gérer efficacement les ressources, en particulier lors de la clôture mensuelle.

Automatisation : une mesure clé pour l’avenir de la comptabilité

97% des décideurs informatiques d’entreprise conviennent que l’automatisation des processus métier est cruciale pour la transformation numérique. La plupart des conseils de cet article sur la façon d’automatiser les éléments clés de la comptabilité sont tirés du livre électronique intitulé « Book of Secrets for the Month-End Close » de SkyStem.

À propos de SkyStem

Basée au cœur de la ville de New York, la solution phare de la société, ART, est une technologie d’entreprise qui aide les directeurs financiers et les contrôleurs à réduire le temps et les ressources nécessaires pour la clôture de fin de mois. Certains des objectifs sont de fournir des rapports perspicaces, d’aider à émettre des états financiers en automatisant les rapprochements de bilans et de gérer les tâches de fin de mois.

La solution Web rationalise et élimine jusqu’à 90 % des activités manuelles tout en renforçant les contrôles internes et la gouvernance d’entreprise. Pour en savoir plus sur les secrets de la rationalisation et de l’optimisation de votre processus de clôture mensuelle, télécharger l’ebook ici.

Divulgation: Cet article mentionne un client d’une société du portefeuille Espacio.